PHOENIX APP – DATENSCHUTZERKLÄRUNG

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Verarbeitung ist:

Diese Datenschutzerklärung betrifft die Phoenix App für Android.

Für die Phoenix-Website sowie den Phoenix WhatsApp Bot bestehen ergänzende bzw. gesonderte Datenschutzerklärungen.

2. Allgemeines

Die Phoenix App stellt mobile Zugänge zu verschiedenen Phoenix-Funktionen bereit.

Hierzu gehören insbesondere:

• Gast- und Startbereich
• Nutzer-Login
• User-Dashboard
• Team-, Owner-, Dev- und Admin-Bereiche
• Supportfunktionen
• Live-Support-Chat
• Team-Live-Chat
• Botstatus
• Verwaltung verknüpfter Sessions
• Bot-Neustartfunktionen
• Selfhosting-Funktionen
• Bot-Chat
• Pet- und Spielfunktionen
• Push-Benachrichtigungen
• Upload-Funktionen für berechtigte Teammitglieder

Die App ist technisch mit der Phoenix-Website bzw. deren Backend unter phoenixgermany.com verbunden. Ein wesentlicher Teil der in der App dargestellten oder eingegebenen Daten wird daher über die Phoenix-Website-Infrastruktur verarbeitet.

Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung der jeweiligen Funktionen, zur Verwaltung von Nutzerkonten, zur Sicherheit des Systems, zur Bearbeitung von Supportanfragen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Dabei gelten insbesondere die Grundsätze der Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung.

Wesentliche Rechtsgrundlagen sind:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung einer vom Nutzer angeforderten Funktion oder zur Durchführung des Nutzungsverhältnisses erforderlich ist
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – insbesondere für IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehleranalyse und stabilen Betrieb
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – soweit für einen bestimmten Verarbeitungsvorgang ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird

3. Technische Verbindung zur Phoenix-Website

Die Phoenix App besitzt kein vollständig unabhängiges Backend.

Der zentrale Backend-Zugriff erfolgt über die Phoenix-Webinfrastruktur unter https://phoenixgermany.com/.

Die App kommuniziert über HTTPS mit den dort bereitgestellten API-Endpunkten.

Abhängig von der jeweils verwendeten Funktion können dabei insbesondere folgende Daten übertragen oder abgerufen werden:

• Nutzer- und Accountdaten
• Sessioninformationen
• Rollen und Berechtigungen
• Phoenix-Account-Zuordnungen
• Bot-Zuordnungen
• Gruppeninformationen
• Statusinformationen
• Supportdaten
• Chatdaten
• Selfhosting-Daten
• Pet- und Spielfunktionsdaten
• Push-Gerätezuordnungen

Die jeweilige Verarbeitung erfolgt nur, soweit sie für die angeforderte App-Funktion erforderlich ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für sicherheitsbezogene Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Hosting – Hetzner

Die für Phoenix verwendete Server- und Backend-Infrastruktur wird auf Servern der Hetzner Online GmbH betrieben.

Der verwendete Serverstandort befindet sich in Falkenstein, Deutschland.

Auf dieser Infrastruktur befinden sich insbesondere die für den Betrieb erforderlichen Website-Backend-Daten, API-Daten, Nutzer- und Accountdaten, Sessiondaten, Supportdaten, Bot-bezogenen Daten, App-bezogenen Backend-Daten, Datenbanken sowie System- und Sicherheitsdaten.

Hetzner wird zur sicheren und stabilen Bereitstellung der Phoenix-Infrastruktur eingesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie hinsichtlich der Bereitstellung vom Nutzer angeforderter Phoenix-Funktionen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Das berechtigte Interesse besteht im sicheren, stabilen und effizienten Betrieb der Phoenix-Infrastruktur.

5. Cloudflare und API-Zugriffe

Soweit die Domain bzw. Webinfrastruktur von phoenixgermany.com über Cloudflare bereitgestellt oder geschützt wird, kann auch die Kommunikation zwischen App und Phoenix-Backend über entsprechende Cloudflare-Infrastruktur erfolgen.

Dabei können technisch insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Domain bzw. API-Ressource, technische HTTP-Informationen, Geräte- und Verbindungsinformationen sowie sicherheitsbezogene Verbindungsdaten verarbeitet werden.

Cloudflare wird insbesondere zur sicheren und performanten Bereitstellung der Phoenix-Infrastruktur sowie zur Abwehr von Angriffen eingesetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Datenverarbeitung beim Start und bei Nutzung der App

Beim Start und bei Nutzung der Phoenix App werden technisch erforderliche Daten verarbeitet.

Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, verwendetes Endgerät, Betriebssystem, App-Version, aufgerufene Funktionen, API-Anfragen, Sessioninformationen und technisch erforderliche Serverinformationen gehören.

Diese Verarbeitung dient insbesondere der Bereitstellung der App, der Kommunikation mit dem Phoenix-Backend, der Systemsicherheit, der Fehlerbehandlung, der Missbrauchsprävention und dem stabilen Betrieb.

Die App verwendet im Release-Zustand kein BODY-Logging der HTTP-Kommunikation.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie bei der Bereitstellung angeforderter Funktionen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

7. Berechtigungen der Android-App

Die Phoenix App fordert nach aktuellem technischen Stand lediglich die für ihre Funktionen erforderlichen Android-Berechtigungen an.

• INTERNET – für die Kommunikation mit dem Phoenix-Backend
• POST_NOTIFICATIONS – für Push-Benachrichtigungen

Die App fordert nach aktuellem Stand keine allgemeinen Berechtigungen für Standort, Mikrofon, Kamera, Kontakte, Telefonanrufe oder breite Speicherzugriffe.

Dateien können bei entsprechenden App-Funktionen über die vom Android-System bereitgestellte Dokument- bzw. Dateiauswahl ausgewählt werden.

8. Nutzerkonten und Login

Bestimmte Funktionen der Phoenix App setzen ein bestehendes Phoenix- bzw. Website-Nutzerkonto voraus.

Für den Nutzer-Login werden Benutzername und Passwort verwendet. Die Anmeldung erfolgt über das Phoenix-Website-Backend. Die App verwendet kein E-Mail-basiertes Login.

Abhängig vom Nutzerkonto können zusätzlich interne Website-User-ID, Phoenix-Account-ID, Accountstatus, Rollen, Berechtigungen, technisch erforderliche Bot- oder Account-Zuordnungen sowie Zeitpunkt bzw. Zustand der Session verarbeitet werden.

Passwörter werden serverseitig nicht für die dauerhafte Speicherung im Klartext vorgesehen. Für die Authentifizierung werden die vom Website-Backend vorgesehenen Sicherheitsmechanismen verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsbezogene Verarbeitung kann zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

9. Team-, Owner-, Dev- und Admin-Zugänge

Phoenix-Teammitglieder können abhängig von ihrer Rolle Zugriff auf gesonderte App-Bereiche erhalten.

Hierzu gehören insbesondere Team-Bereich, Owner-Bereich, Dev-Bereich, Admin-Funktionen, Team-Live-Chat, Systeminformationen, Botverwaltung und Upload-Funktionen.

Bei der Team-Registrierung kann zusätzlich ein Invite- bzw. Register-Token verarbeitet werden.

Dabei können insbesondere Benutzername, Account-Zuordnung, Rolle, Berechtigungen, Teamstatus, Sessioninformationen, Invite-/Register-Token und administrative Aktionen verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für sicherheits- und administrationsbezogene Verarbeitung.

10. Sessions und Cookies

Die Phoenix App nutzt zur Authentifizierung die vom Phoenix-Website-Backend verwendeten Website-Sessions.

Hierfür können technisch erforderliche Cookies bzw. Sessioninformationen verarbeitet werden. Die App speichert hierfür Cookies persistent im lokalen App-Speicher.

Diese Sessioninformationen dienen insbesondere dazu, eingeloggte Nutzer wiederzuerkennen, geschützte Bereiche bereitzustellen, Rollen und Berechtigungen zu überprüfen, Nutzer- und Team-Sessions aufrechtzuerhalten und Session-basierte API-Aufrufe durchzuführen.

Beim Start der App kann geprüft werden, ob eine gültige Team-Session, Nutzer-Session oder keine aktive Anmeldung vorhanden ist. Beim Logout wird die jeweilige Session beendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie für sicherheitsbezogene Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

11. Lokale Speicherung auf dem Gerät

Die Phoenix App verwendet lokalen App-Speicher, insbesondere Android-SharedPreferences.

Dort können abhängig von der Nutzung insbesondere Session-Cookies, ausgewähltes Bot-Chat-Ziel, Chat-Hintergrund bzw. UI-Einstellungen, Guest-Chat-Token, Intro- bzw. Einführungsstatus und weitere technisch erforderliche App-Einstellungen gespeichert werden.

Diese Informationen werden zur Bereitstellung und Wiederherstellung der jeweiligen App-Funktion verwendet. Die App verwendet diese lokale Speicherung nicht zu Werbe- oder Trackingzwecken.

App-Backups sind im aktuellen technischen Stand deaktiviert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für technische Sicherheits- und Stabilitätsfunktionen.

12. Firebase Cloud Messaging und Push-Benachrichtigungen

Die Phoenix App verwendet Firebase Cloud Messaging (FCM) zur Zustellung von Push-Benachrichtigungen. Firebase Cloud Messaging ist ein Dienst von Google.

Die App verwendet Firebase nach aktuellem technischen Stand für Push-Benachrichtigungen, jedoch nicht für Firebase Analytics oder Firebase Crashlytics.

Bei Aktivierung bzw. Nutzung der Push-Funktion wird ein technisches FCM-Geräte-Token erzeugt. Dieses Token kann im Phoenix-Website-Backend in einer Push-Gerätezuordnung gespeichert werden.

Dabei können insbesondere FCM-Token, Zuordnung zum Nutzer bzw. zur App-Session, technischer Gerätestatus, Aktiv-/Inaktiv-Status des Push-Geräts und für die Push-Zustellung erforderliche technische Informationen verarbeitet werden.

Push-Benachrichtigungen können insbesondere für Supportantworten, Team-Chat-Nachrichten, Pet-Hunt-Ready-Benachrichtigungen und weitere funktionsbezogene Phoenix-Hinweise verwendet werden.

Beim Logout bzw. Push-Unregister wird die Push-Gerätezuordnung deaktiviert. Deaktivierte FCM-Tokens werden derzeit nicht zwingend unmittelbar physisch gelöscht. Bei vollständiger Löschung des zugehörigen Public-Users bzw. Nutzerkontos werden zugehörige Push-Gerätezuordnungen nach Maßgabe der implementierten Löschlogik entfernt.

Push-Benachrichtigungen können zusätzlich über die Android-Systemeinstellungen deaktiviert werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Einwilligung zur Nutzung von Push-Benachrichtigungen erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO hinsichtlich ausdrücklich angeforderter kontobezogener Funktionen.

13. Kein Firebase Analytics und kein Crashlytics

Die Phoenix App verwendet nach aktuellem technischen Stand kein Firebase Analytics, kein Firebase Crashlytics, keine Werbeplattform innerhalb der App und kein AdMob.

Die App erstellt daher über diese Dienste keine Werbe- oder klassischen App-Analyseprofile. Technisch erforderliche Server-, Session-, Sicherheits- und Funktionsdaten bleiben hiervon unberührt.

14. Guest-Modus und Guest-Chat

Bestimmte Funktionen können ohne eingeloggtes Nutzerkonto verwendet werden.

Für Guest-Chat-Funktionen kann die App einen zufällig generierten Guest-Chat-Token verwenden. Dieser Token dient dazu, eine nicht eingeloggte Chat-Sitzung technisch einer bestehenden Konversation zuzuordnen.

Der Guest-Chat-Token kann lokal in der App gespeichert, an das Phoenix-Backend übertragen und serverseitig einer Guest-Konversation zugeordnet werden.

Bei Nutzung des Guest-Chats können insbesondere Guest-Chat-Token, Nachrichteninhalt, Zeitpunkt, technische Konversationszuordnung und technisch erforderliche Verbindungsinformationen verarbeitet werden.

Guest-Nachrichten werden serverseitig in der Support-Chat-Infrastruktur gespeichert. Die Speicherung besteht grundsätzlich bis zur Löschung der betreffenden Konversation bzw. bis zur vorgesehenen technischen Bereinigung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Sicherheit und Missbrauchsprävention.

15. Support-System

Die Phoenix App enthält Supportfunktionen.

Bei Nutzung des Supports können insbesondere Benutzername bzw. Account-Zuordnung, Supportnachricht, Zeitpunkt, Bearbeitungsstatus, technische Konversationsinformationen und gegebenenfalls technisch erforderliche Kontaktinformationen verarbeitet werden.

Auf Supportdaten erhalten ausschließlich hierfür autorisierte Personen Zugriff, insbesondere der Betreiber und autorisierte Mitglieder des Phoenix-Supportteams.

Nachrichten werden serverseitig gespeichert. Geschlossene Supportvorgänge können entsprechend der implementierten Löschlogik gelöscht bzw. aus dem aktiven System entfernt werden.

Offene, inaktive oder technisch verwaiste Supportvorgänge werden nach aktuellem technischen Stand grundsätzlich spätestens nach 30 Tagen Inaktivität bereinigt, soweit keine weitere Speicherung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei account- oder leistungsbezogenen Anfragen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei allgemeinen Support-, Sicherheits- und Fehleranfragen.

16. Live-Support-Chat

Die App kann einen Live-Support-Chat bereitstellen.

Dabei können insbesondere Nutzer- bzw. Guest-Zuordnung, Nachrichten, Zeitstempel, Bearbeitungsstatus, beteiligte Supportmitglieder und technische Chat-Zuordnungen verarbeitet werden.

Die Nachrichten werden serverseitig gespeichert. Geschlossene bzw. nicht mehr benötigte Chatvorgänge werden entsprechend der implementierten Löschlogik entfernt.

Inaktive offene Einträge werden grundsätzlich nach maximal 30 Tagen Inaktivität bereinigt, soweit keine weitere Speicherung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

17. Team-Live-Chat

Berechtigte Phoenix-Teammitglieder können über die App einen internen Team-Live-Chat verwenden.

Dabei können insbesondere Team-Account, Rolle bzw. Berechtigung, Nachrichteninhalt, Zeitstempel, technische Chat-Zuordnung und gegebenenfalls Push-Zuordnung verarbeitet werden.

Team-Chat-Nachrichten werden serverseitig gespeichert. Nicht mehr erforderliche, geschlossene oder inaktive Einträge können nach Maßgabe der implementierten Bereinigungslogik gelöscht werden.

Inaktive offene Einträge werden nach aktuellem technischen Stand grundsätzlich nach spätestens 30 Tagen Inaktivität bereinigt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

18. Bot-Verknüpfung und Botverwaltung

Die App kann mit bestehenden Phoenix-Bot-Accounts bzw. zugeordneten Bots verbunden sein.

Dabei können insbesondere Website-User-ID, Phoenix-Account-ID, Bot-ID bzw. Bot-Zuordnung, technisch erforderliche Account-Zuordnungen, Botstatus, Sessioninformationen und ausgeführte Verwaltungsaktionen verarbeitet werden.

Berechtigte Nutzer können abhängig von ihrer Rolle bzw. Zuordnung bestimmte Botfunktionen verwalten, insbesondere die Anzeige verknüpfter Sessions, Botstatus, Neustart eines zugeordneten Bots und weitere Verwaltungsfunktionen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheitsbezogene Protokollierung kann zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

19. Bot-Chat

Die Phoenix App kann eine Chatfunktion zur Kommunikation mit zugeordneten Phoenix-Bots bzw. Gruppen-Zielen bereitstellen.

Die App lädt hierfür mögliche Chat-Ziele vom Phoenix-Backend. Das ausgewählte Ziel kann lokal auf dem Gerät gespeichert werden.

Beim Senden können insbesondere Nutzer- bzw. Phoenix-Account-Zuordnung, Bot-Zuordnung, Ziel-ID, privates Bot- oder Gruppen-Ziel, Nachricht bzw. Command, Antwort des Bots, Zeitstempel und technisch erforderliche Kontextinformationen verarbeitet werden.

Bot-Chat-Nachrichten werden serverseitig nur temporär gespeichert. Die Standard-Speicherdauer beträgt nach aktuellem technischen Stand grundsätzlich etwa 5 Minuten.

Anschließend werden die Bot-Chat-Konversationen und zugehörigen Nachrichten entsprechend der implementierten Bereinigungslogik entfernt. Die Funktion dient nicht der Erstellung eines dauerhaften Chatarchivs.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

20. Pet- und Spielfunktionen

Die App kann Phoenix-Pet- und weitere spielbezogene Funktionen darstellen oder steuern.

Dabei können abhängig von der verwendeten Funktion insbesondere Phoenix-Account-Zuordnung, Pet-Daten, Pet-Level, Status- und Fortschrittsdaten, Combat Power, Feed-Status, Hunt-Status, Cooldowns und weitere unmittelbar funktionsbezogene Spieldaten verarbeitet werden.

Diese Daten werden über die Phoenix-Backend-API abgerufen bzw. verarbeitet und benötigt, damit die jeweilige Pet- oder Spielfunktion dauerhaft bereitgestellt werden kann.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

21. Pet-Hunt-Push-Benachrichtigungen

Bei Nutzung entsprechender Pet-Funktionen kann die App eine Push-Benachrichtigung bereitstellen, sobald ein Pet-Hunt bzw. entsprechender Cooldown abgeschlossen ist.

Hierfür können insbesondere Account-Zuordnung, Pet-/Hunt-Status, technischer Ausführungszeitpunkt, Push-Gerätezuordnung und FCM-Token verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie hinsichtlich der Push-Zustellung gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

22. Selfhosting-Anfragen

Über die Phoenix App können berechtigte Nutzer Selfhosting- bzw. Botbereitstellungsfunktionen nutzen.

Dabei können insbesondere Nutzerkonto, Phoenix-Account-Zuordnung, technische Systeminformationen, Angaben zur gewünschten Bot-Bereitstellung, Kommunikationsinhalte, Bearbeitungsstatus und administrative Informationen verarbeitet werden.

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Prüfung, Bearbeitung und gegebenenfalls Durchführung der jeweiligen Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nicht mehr erforderliche Anfragen werden nach Maßgabe der serverseitig implementierten Löschlogik entfernt.

23. Upload-Portal für Owner und Dev

Berechtigte Owner- und Dev-Nutzer können über die App Dateien an die Phoenix-Infrastruktur übertragen. Die Funktion ist rollen- und berechtigungsbeschränkt.

Dabei können insbesondere Team- bzw. Nutzeraccount, Rolle bzw. Berechtigung, hochgeladene Datei, Dateiname, Dateigröße, Dateityp bzw. technische Dateiinformationen, Upload-Zeitpunkt und technische Zuordnung zur Upload-Aktion verarbeitet werden.

Die Upload-Funktion ist nicht auf einzelne Dateitypen beschränkt. Die technisch zulässige Dateigröße wird serverseitig begrenzt. Der Standardwert liegt nach aktuellem technischen Stand bei 20 MB, kann jedoch serverseitig angepasst werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

24. Dateiauswahl auf Android

Soweit die App für Upload- oder andere Funktionen eine Datei benötigt, wird hierfür die vom Android-System bereitgestellte Dokument- bzw. Dateiauswahl verwendet.

Die App fordert hierfür keine allgemeine umfassende Speicherberechtigung an. Die App erhält grundsätzlich nur Zugriff auf die vom Nutzer aktiv ausgewählte Datei bzw. die vom Betriebssystem hierfür freigegebene Ressource.

25. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nicht ohne Rechtsgrundlage beliebig weitergegeben.

Abhängig von der verwendeten Funktion können insbesondere folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern beteiligt sein:

• Hetzner Online GmbH – Server- und Hosting-Infrastruktur
• Cloudflare – Proxy-, Sicherheits- und Auslieferungsinfrastruktur
• Google / Firebase Cloud Messaging – bei Push-Benachrichtigungen
• Phoenix-Website-Backend – zur Bereitstellung der App-Funktionen
• Phoenix-Bot-Infrastruktur – bei Bot-, Gruppen-, Pet- oder Chatfunktionen
• autorisierte Phoenix-Teammitglieder – soweit Zugriff für Administration, Support, Sicherheit oder interne Teamfunktionen erforderlich ist

Teammitglieder erhalten nur Zugriff auf die Daten, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigen.

26. Drittlandübermittlungen

Bei einzelnen externen Diensten kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb Deutschlands bzw. außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Dies kann insbesondere international tätige Anbieter wie Google bzw. Firebase betreffen.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, richtet sich dies nach den jeweils anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere einem Angemessenheitsbeschluss, geeigneten Garantien wie Standardvertragsklauseln oder einer sonstigen zulässigen gesetzlichen Grundlage.

Die eigentliche Phoenix-Serverinfrastruktur befindet sich in Falkenstein, Deutschland.

27. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind oder gesetzliche Pflichten eine weitere Speicherung verlangen.

• Nutzer- und Accountdaten: grundsätzlich bis zur Accountlöschung bzw. bis sie nicht mehr erforderlich sind
• Sessions: bis zum Logout, Ablauf oder einer sicherheitsbedingten Beendigung
• lokale App-Einstellungen: bis zur Änderung, Löschung der App-Daten oder Deinstallation
• Guest-Chat-Token: solange dies zur Zuordnung der Guest-Konversation erforderlich ist bzw. bis die lokale Speicherung entfernt wird
• Guest-Chat-Nachrichten: bis zur Löschung der zugehörigen Konversation bzw. serverseitigen Bereinigung
• Supportdaten: bis zum Abschluss bzw. nach Maßgabe der serverseitigen Bereinigungslogik
• inaktive offene Support-/Chatvorgänge: grundsätzlich maximal 30 Tage Inaktivität
• Team-Live-Chat-Daten: bis zur Löschung bzw. vorgesehenen Bereinigung; inaktive offene Einträge grundsätzlich maximal 30 Tage
• Bot-Chat-Nachrichten: grundsätzlich etwa 5 Minuten
• FCM-/Push-Tokens: beim Logout deaktiviert; vollständige Entfernung insbesondere bei Löschung des zugehörigen Public-Users bzw. nach Maßgabe der implementierten Löschlogik
• Pet- und Spielfunktionsdaten: solange sie für den zugehörigen Phoenix-Account bzw. die jeweilige Funktion benötigt werden
• Selfhosting-Daten: bis sie für Bearbeitung und erforderliche Nachvollziehbarkeit nicht mehr benötigt werden
• hochgeladene Dateien: solange sie für den jeweiligen administrativen oder technischen Zweck erforderlich sind
• sicherheitsrelevante Daten: gegebenenfalls länger, soweit dies zur Abwehr konkreten Missbrauchs oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

28. Logout

Die App stellt Logout-Funktionen für Nutzer- und Team-Sessions bereit.

Beim Logout wird die jeweilige Backend-Session beendet. Vor bzw. im Zusammenhang mit dem Logout wird außerdem die aktive Push-Gerätezuordnung abgemeldet bzw. deaktiviert.

Ein Logout stellt keine vollständige Löschung des Phoenix-Nutzerkontos dar. Reguläre Accountdaten bleiben daher bestehen, soweit der Nutzer lediglich die aktive Sitzung beendet.

29. Accountlöschung

Soweit ein Phoenix- bzw. Website-Nutzerkonto vollständig gelöscht wird, werden die zugehörigen regulären personenbezogenen Daten nach Maßgabe der implementierten Löschlogik entfernt.

Hierzu können insbesondere Nutzerprofil, Login- und Accountdaten, Sessions, App-/Account-Verknüpfungen, Push-Gerätezuordnungen, Supportdaten, Guest- bzw. accountbezogene Chatzuordnungen, Bot-Verknüpfungen, Selfhosting-Daten und weitere unmittelbar accountbezogene App-Daten gehören.

Eine Löschung eines Website- bzw. App-Nutzerkontos führt nicht automatisch zwingend zur Löschung sämtlicher Daten eines separat bestehenden Phoenix-Bot-Accounts. Hierfür gelten ergänzend die Löschfunktionen und Datenschutzerklärung des Phoenix WhatsApp Bots.

Daten, die aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Verteidigung von Rechtsansprüchen weiterhin benötigt werden, können im erforderlichen Umfang bestehen bleiben.

30. Datensicherheit

Phoenix setzt technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung und Missbrauch zu schützen.

Hierzu gehören nach aktuellem technischen Stand insbesondere:

• verschlüsselte HTTPS-Kommunikation zwischen App und Backend
• deaktivierter Klartext-Netzwerkverkehr
• deaktivierte Android-App-Backups
• kein Logging vollständiger HTTP-Request- oder Response-Bodies im Release-Zustand
• serverseitige Authentifizierung
• rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Session-basierte Zugriffskontrolle
• eingeschränkte Team- und Admin-Berechtigungen
• zeitlich begrenzte Speicherung temporärer Bot-Chats
• automatische Bereinigung inaktiver Support- und Chatvorgänge
• Zugriffsbeschränkungen für administrative Funktionen
• serverseitige Sicherheitsmaßnahmen

Absolute Sicherheit elektronischer Systeme kann nicht garantiert werden.

31. Keine Werbe- oder Nutzeranalyse

Die Phoenix App verwendet nach aktuellem technischen Stand keine Werbenetzwerke, kein Google AdMob, kein Firebase Analytics, kein Firebase Crashlytics und keine klassischen Tracking-Dienste zur Erstellung von Werbeprofilen.

Es erfolgt keine Nutzung der App zu personalisierter Werbung oder zum kommerziellen Tracking des Nutzerverhaltens. Technische Sicherheits-, Session-, Backend- und Funktionsdaten bleiben hiervon unberührt.

32. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• Löschung nach Art. 17 DSGVO
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Anfragen können an phoenixgermanycontact@gmail.com gerichtet werden.

Zur Verhinderung unbefugter Auskunft, Änderung oder Löschung kann eine angemessene Identitätsprüfung verlangt werden.

33. Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, kann nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt werden.

Phoenix verarbeitet die betreffenden Daten anschließend nicht weiter, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung bestehen, welche die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

34. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben nach Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Das Beschwerderecht besteht insbesondere bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde am gewöhnlichen Aufenthaltsort, am Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

35. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Funktionen der Phoenix App, eingesetzte Technologien, Backend-Strukturen, Dienstleister, Speicherfristen oder rechtliche Anforderungen ändern.

Bei wesentlichen Änderungen der Datenverarbeitung werden betroffene Nutzer in geeigneter Weise informiert.

Soweit für einen neuen Verarbeitungsvorgang eine Einwilligung erforderlich ist, wird diese gesondert eingeholt.

36. Kontakt

Datenschutzanfragen können gerichtet werden an:

Letzte Aktualisierung: 20.08.2026